Mudahnya Bikin Content Calendar dengan Metode Kanban (+ Notion Template)
Salah satu metode yang membantu saya untuk melihat apa saja konten yang bisa, menarik, perlu, sedang, dan akan dibuat adalah Kanban. Sudah enam tahun pakai, dan belum ada tanda-tanda saya akan berpaling hati.
Biasanya, metode Kanban ini dipakai di beberapa bidang pekerjaan, seperti Tech, Marketing, Content, Creative, dan Sales. Namun, ya sangat bisa juga diadopsi untuk keperluan pribadi seperti menyusun ide dan jadwal untuk konten pribadi. Sangat berguna, karena workflow yang saya lakukan jadi terlihat jelas, dengan visual yang membantu. Kalau pernah membaca alasan saya suka dengan weekly view untuk work planner, menggunakan metode Kanban pun kurang lebih alasannya sama: Bisa terlihat “semua” dalam sekali buka.
Simpel. Jelas.
Buat yang baru pertama kali metode Kanban, mari kenalan dulu dengan beberapa istilah yang sering dipakai saat menggunakannya:
Kolom: Secara “teori”, satu kolom digunakan untuk mewakili satu fase yang ada pada workflow. Kolom yang saya buat bisa jadi lebih banyak, atau lebih sedikit dari kolom yang kamu buat, tergantung seberapa banyak tahapan yang perlu dilakukan. Walau umumnya satu kolom mewakili satu fase kerja, tapi saya juga biasa pakai untuk menaruh dulu beberapa ide mentah.
Card: Satu card mewakili satu ide/project tunggal. Misalnya, kalau saya mau bikin productivity series yang isinya ada beberapa konten seperti time-block, how to choose your priority, dan metode Kanban seperti blog post ini, berarti saya perlu membuat tiga card.
Secara template, kolom untuk metode Kanban ini digolongkan secara sederhana:
To-do
Doing
Done
Buat Content Calendar pribadi, saya bikin kolomnya dengan membuat beberapa fase ini:
Unprocessed: Ini saya pakai untuk menaruh berbagai macam ide. Bisa kasar banget alias belum jelas bentukannya mau dibikin seperti apa, atau oret-oretan yang masih ke mana-mana fokusnya. Nggak apa-apa, catat dulu sebelum lupa.
Ideas: Card yang ada dari kolom Unprocessed saya pindah ke kolom Ideas kalau sudah terpoles dan lebih jelas bentukannya. Seenggaknya, udah kebayang outline dan visualnya mau seperti apa.
This Month: Beberapa card terpilih dari kolom Ideas saya pindahkan ke kolom This Month. Saat memindahkannya pun saya jadi memfilter ulang, dan menguji ide itu. Apakah buat saya sendiri masih menarik, atau masih seru untuk dibuat? Kalau ya, lanjut masuk ke kolom This Month ini. Anggap saja kolom ini terisi dengan stok ide yang siap digarap.
This Week: Kalau sudah jelas bulan ini kira-kira mau bikin apa, mulai tentukan dengan rentang waktu yang lebih pendek, yaitu mingguan. Kalau misalnya dalam satu bulan ada 20 card yang lagi ngantri, saya biasanya pilih tiga sampai lima card untuk dibuat minggu ini.
In Progress: Card yang sudah masuk ke proses pengerjaan masuk ke kolom ini.
Edit: Konten yang sudah dikerjakan, masuk ke fase editing dan duduk manis dulu di kolom ini.
Published: Konten yang sudah tayang, tinggal digeser card-nya untuk hinggap ke sini.
Abandoned: Ini kolom opsional, antar perlu atau nggak. Buat cek seberapa banyak ide yang berujung diabaikan dalam sekian rentang waktu.
Idealnya, perjalanan hidup satu card itu berlanjut dari kolom paling kiri (Unprocessed), sampai kolom paling kanan (Published. Abandoned nggak dihitung).
Dengan membaginya ke beberapa kolom, saya jadi gampang menyusun prioritas. Misalnya, apa saja yang perlu dibuat di bulan ini, lanjut sampai ke apa yang perlu dikerjakan dalam minggu ini. Masing-masing card pun bisa dengan mudahnya saya isi dengan draft awal atau outline sehingga saat mau bikin, sudah ada panduannya.
Karena masing-masing kolom kelihatan jelas berapa isi card-nya, saya juga bisa dengan mudah mencocokkan task/project load dengan kemampuan diri sendiri. Misalnya, wah, minggu ini udah mau bikin lima konten. Kalau diajak collab lagi kayaknya nggak bakal maksimal. Mending minta ganti hari, atau kalau nggak bisa ya mungkin di lain waktu kalau timing semua pihak cocok. Atau, saya melihat ada satu card yang parkir kelamaan di satu fase. Kenapa nih gue kok menunda-nunda bikin yang ini sampai parkir lebih dari sebulan masih di situ-situ aja? Itu jadi tanda jelas kalau ada yang nggak beres. Entah jadwal bukan main sampai nggak bisa bikin konten, atau ada alasan lain sampai saya menunda-nunda selama itu.
Fungsi planning, tracking, organizing, sampai refleksi dapat semua dari metode Kanban ini.
Ada banyak aplikasi yang bisa kamu pakai untuk mencoba metode Kanban. Untuk contoh di blog post ini, saya menggunakan Notion. Kalau mau coba template-nya, silakan duplicate dari link ini, dan sesuaikan dengan kebutuhan. Di dalamnya ada juga Social Media Template yang bisa kamu pakai. Silakan dicoba, ya! :)